ZÁSADY OCHRANY OSOBNÝCH ÚDAJOV
(Informácie o spracúvaní osobných údajov pre účastníkov podujatia a ich zákonných zástupcov)
Tieto zásady vysvetľujú, ako zhromažďujeme, používame a chránime osobné údaje v súlade s Nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 (GDPR) a zákonom č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov.
1. Kto je prevádzkovateľom vašich údajov?
Prevádzkovateľom, ktorý určuje účel a prostriedky spracúvania osobných údajov, je:
Občianske združenie: Dobrý svet
Sídlo: Štvrtok 139, 913 05 Štvrtok
IČO: 50225405
Registračné číslo: VVS/1-900/90-48350, OÚ Trenčín
2. Aké osobné údaje spracúvame?
Pre úspešnú a bezpečnú organizáciu zotavovacieho podujatia („Hudobný týždňový gospelový bootcamp“) spracúvame nasledujúce kategórie údajov:
- Identifikačné a kontaktné údaje zákonného zástupcu: meno, priezvisko, adresa trvalého bydliska, e-mailová adresa, telefónne číslo.
- Identifikačné údaje účastníka (dieťaťa): meno, priezvisko, dátum narodenia, adresa trvalého bydliska, kópia preukazu poistenca.
- Osobitná kategória údajov (údaje o zdraví): informácie o zdravotnej spôsobilosti dieťaťa, alergiách, potravinových intoleranciách, užívaných liekoch a iných zdravotných špecifikách, ktoré získavame prostredníctvom zdravotného dotazníka a vyhlásenia o bezinfekčnosti.
- Fotografie a videozáznamy: vizuálne záznamy z podujatia (len v prípade udelenia samostatného súhlasu).
3. Na aké účely a na akom právnom základe údaje spracúvame?
Vaše údaje spracúvame len v nevyhnutnom rozsahu na nasledujúce účely:
A. Organizácia podujatia a plnenie zmluvy
- Účel: Vybavenie prihlášky, komunikácia s rodičmi, zabezpečenie ubytovania, stravovania a programu, vystavenie potvrdenia pre rekreačný poukaz.
- Právny základ: Plnenie zmluvy podľa čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR.
B. Ochrana života a zdravia (Spracovanie údajov o zdraví)
- Účel: Poskytnutie adekvátnej zdravotnej starostlivosti počas podujatia, prispôsobenie stravy (diéty) a denného režimu, podávanie liekov.
- Právny základ: Spracovanie týchto citlivých údajov je nevyhnutné a vykonáva sa na základe vášho výslovného súhlasu podľa čl. 9 ods. 2 písm. a) GDPR (keďže ide o osobitnú kategóriu údajov týkajúcich sa zdravia), ako aj z dôvodu ochrany životne dôležitých záujmov účastníka podľa čl. 6 ods. 1 písm. d) GDPR.
C. Plnenie zákonných povinností
- Účel: Vedenie povinnej dokumentácie zotavovacieho podujatia (zoznamy detí, zdravotnícky denník) pre prípad kontroly zo strany Regionálneho úradu verejného zdravotníctva (RÚVZ).
- Právny základ: Plnenie zákonnej povinnosti podľa čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR v spojení so zákonom č. 355/2007 Z. z. o ochrane verejného zdravia.
D. Propagácia činnosti združenia
- Účel: Zverejňovanie fotografií a videí z podujatia na webe a sociálnych sieťach združenia.
- Právny základ: Váš dobrovoľný súhlas podľa čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR. (Tento súhlas je možné kedykoľvek odvolať).
E. Účtovná a daňová agenda
- Účel: Vystavovanie, evidencia a uchovávanie účtovných dokladov (napr. faktúry, potvrdenia o úhrade účastníckeho poplatku, podklady pre uplatnenie rekreačného poukazu) a vedenie bežnej administratívnej agendy združenia v súlade s daňovými a účtovnými predpismi.
- Právny základ: Plnenie zákonnej povinnosti podľa čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR v spojení s osobitnými predpismi (najmä zákonom č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve, ktorý vyžaduje uchovávanie účtovných dokladov po dobu 10 rokov).
4. Ako dlho vaše údaje uchovávame?
Uplatňujeme zásadu minimalizácie uchovávania. Údaje uchovávame len dovtedy, kým je to potrebné na splnenie účelu:
- Dokumentácia zotavovacieho podujatia (prihlášky, zoznamy detí, vyhlásenia o zdravotnej spôsobilosti, zdravotnícky denník) sa v zmysle § 25 ods. 2 písm. m) zákona č. 355/2007 Z. z. povinne uchováva 6 mesiacov od ukončenia podujatia. Po uplynutí tejto lehoty sú tieto dokumenty (vrátane všetkých údajov o zdraví z Google formulárov) bezpečne vymazané alebo skartované.
- Účtovné doklady (napr. faktúry a potvrdenia o platbe pre rekreačné poukazy) uchovávame po dobu 10 rokov v zmysle zákona o účtovníctve.
- Fotografie a videá uchovávame do odvolania vášho súhlasu.
5. Kto má k vašim údajom prístup? (Príjemcovia)
Osobné údaje chránime a nezdieľame ich s tretími stranami. Prístup k nim majú len poverené osoby viazané mlčanlivosťou (§ 79 zákona č. 18/2018 Z. z.):
- Zdravotník podujatia: má prístup k zdravotným dotazníkom, vyhláseniam a liekom za účelom ochrany zdravia dieťaťa.
- Hlavný vedúci a animátori: majú prístup k základným údajom nevyhnutným pre organizáciu programu.
- Ubytovacie zariadenie (Hotel): poskytujeme len nevyhnutné údaje pre účely ubytovania a zabezpečenia špecifickej stravy (napr. zoznam alergií/intolerancií bez priradenia k iným citlivým údajom).
- Orgány štátnej správy: v prípade kontroly (napr. RÚVZ).
6. Bezpečnosť údajov
Prijali sme primerané technické a organizačné opatrenia na ochranu vašich údajov pred neoprávneným prístupom, stratou alebo zneužitím. Elektronické údaje (vrátane Google Forms) sú zabezpečené heslom a prístup k nim majú len oprávnené osoby. Fyzické dokumenty (vyhlásenia, preukazy) sú počas podujatia bezpečne uložené u zdravotníka a po uplynutí zákonnej doby skartované.
7. Aké sú vaše práva?
Ako dotknutá osoba (a zákonný zástupca dotknutej osoby) máte podľa zákona o ochrane osobných údajov právo:
- Právo na prístup: požadovať informácie o tom, aké údaje o vás a vašom dieťati spracúvame.
- Právo na opravu: požiadať o opravu nesprávnych alebo neaktuálnych údajov.
- Právo na vymazanie (právo „na zabudnutie“): požiadať o vymazanie údajov, ak už nie sú potrebné na účely, na ktoré sa získali (a ak nám v tom nebráni iná zákonná povinnosť, napr. 6-mesačná lehota RÚVZ).
- Právo odvolať súhlas: kedykoľvek odvolať súhlas so spracúvaním fotografií/videí bez toho, aby to malo vplyv na účasť na podujatí.
- Právo podať sťažnosť: ak sa domnievate, že vaše údaje spracúvame nezákonne, máte právo podať sťažnosť na Úrad na ochranu osobných údajov SR (www.dataprotection.gov.sk ).
V prípade akýchkoľvek otázok ohľadom ochrany osobných údajov alebo uplatnenia vašich práv nás kontaktujte na e-mailovej adrese: dobrysvet@dobrysvet.sk